Женский форум - Женские разговорчики

Сегодня попала на очень интересную лекцию по тайм мэнеджменту. К сожалению такой предмет, наверное, преподают только за границей или в специальных бизнесс-школах.
Очень полезная вещь!
Давайте поговорим о рациональном использовании нашего времени. Вечерком подкину пару принципов тайм менеджмента пока кушать готовлю

Курсов тайм-менеджмента в Украине на самом деле огромное количество, как и книг, сайтов, и всего прочего.
Я одно время очень увлекалась чтением литературы подобной направленности. Сделала для себя несколько выводов.
*большинство книг и статей предлагают систему управления временем, которая является достаточно жесткой. И говорят, что отступать от нее нельзя. Но, во-первых, если схема подходит автору книги, она необязательно должна подойти вам. И во-вторых, она не всегда может вписаться в конкретные жизненные обстоятельства.
*поэтому надо искать свою систему, вырабатывать ее, вносить туда понравившиеся элементы из прочитанных систем, смотреть на других людей, на их управление временем, пробовать и эксперементировать.
*Не все и не сразу получится, но нельзя опускать руки. Продолжайте пробовать, анализируйте результаты.
Лично я выработала для себя несколько принципов, которым стараюсь следовать. Они достаточно простые, но мне очень помогают.
И я все же рекомендовала бы прочитать одну книжку по тайм-менеджменту: Тайм-Драйв Архангельского (можно скачать в интернете, потому что бумажный вариант недешев).

Павлов доказал, что любой навык можно выработать в течении 21 дня. Не зная этого я уже выработала пару нужных и простых для жизни навыков: например, застелять постель сразу как встала, складывать постель "под линеечку" и т.д.
К сожалению из-за систематического повторения выработались так же: не кушать по утрам (так как просто не успиваю), и приходить не он тайм а ин тайм, что переводится как: тютелька в тютельку...
Вот подумала: хорошо было б написать дату, на которую припадает 21 день, и начать отсчет по выработке навыка вставать на 30 минут раньше.

ВРЕМЯ ПРИНАДЛЕЖИТ ВАМ, А НЕ ВЫ ВРЕМЕНИ
Этот текст служит цели оптимизации вашей деятельности.
Но не увлекайтесь оптимизацией -- делайте дело.
Производство времени (основные приемы)
СТРУКТУРИРУЙТЕ ВРЕМЯ
A. ВСЕ НЕЛЬЗЯ УСПЕТЬ - ИЗБАВЬТЕСЬ ОТ ЧУВСТВА ВИНЫ
Вы не сможете одолеть время, если будете считать, что вы перед ним в долгу.
Отчитываться перед кем-нибудь в использовании своего времени -- вредно. Ведь время -- это то, что действительно твое. Тот кто-то может требовать от вас лишь конкретный результат. Но если ваша работа находится где-то на месте и принимать звонки клиентов, то пропущенные звонки -- тот негативный результат за который вы легко можете быть в ответе.
B. ДОВЕДИТЕ ДО АВТОМАТИЗМА ТО, ЧТО МОЖНО ДОВЕСТИ ДО АВТОМАТИЗМА Это позволит вам и вашему разуму не замечать эти дела.
C. ЗАНИМАЙТЕСЬ ТОЛЬКО ОДНИМ ДЕЛОМ В КАЖДЫЙ МОМЕНТ...
+ ОГРАНИЧЬТЕ ЧИСЛО ДЕЛ, ВИСЯЩИХ РЯДОМ (удаляйте вещи)
+ ДЕЛАЙТЕ "ЦЕЛЬ" (помните зачем)
+ ДОВЕРЯЙТЕ СВОЕЙ ИНТУИЦИИ. Она знает больше вас (баланс разум-чувста)
Следствие 1: Идеальный рабочий стол - пустой; Идеальный почтовый ящик - пустой;
Следствие 2: Особенно опасны "висящие" важные дела. Дело отбирает времени примерно 10% от своей важности. Взвалите на себя 10 важных дел и вы вообще не сможете работать.
Следствие 3: Намного проще и эффективнее сказать человеку, что вы займетесь этим делом после того, как пройдет время и он (заинтересованный) НАПОМНИТ ВАМ САМ ОБ ЭТОМ. В этом случае ваш мозг отдыхает и наслаждается жизнью. Лучше помнить, что-то полезное, чем те дела, о которых помнить необязательно. Кстати, подтверждается концепцией про приятные дела. Ему будет приятно напомнить вам, а вам обычно не приятно это помнить самому.
Следствие 4: Создавайте завершенность (каждое завершенное дело растворяется в пространстве и не надоедает).
Следствие 5: Не смешивайте несколько дел вместе. Дела -- они хороши по отдельности. Фраза: "Я займусь вашим делом, после того, как сделаю дело другое" - должна уйти из вашего лексикона. Вам ведь совершенно неизвестно будет ли доделано когда-нибудь это другое дело и уж точно - эти дела нисколько не связаны.
D. СПЕШИТЕ МЕДЛЕННО. Поскольку любой цейтнот - неэффективен.
ВСЕГДА ДЕРЖИТЕ 33% ВРЕМЕНИ СВОБОДНЫМ (ПОТОМ 50%)
Обоснование :Невозможно структурировать время, когда оно все занято. Вам нужен простор для маневра.
Следствие. Если вы любите свое время вы должны избегать:
1. Чтения толстых книг (особенно нелюбимых). В любом случае книги должны читаться запоем /выполнение любимого дела/ или не читается вовсе.
2. Длительных переговоров с участием большого количества людей. /Совершенно очевидно, что половина из присутствующих просто теряет свое время/.
Совет. Умейте остановиться и идти назад, не старайтесь оказаться правым.
1. У многих и у себя я замечал предубеждение против того, чтобы 5 метров пройти в обратном направлении, признать свои ошибки и прочее. Избавляйтесь от этого, любые предубеждения можно забыть.
2. Умейте признавать свои ошибки. Тогда то, что вы натворили -- сбережет ваше время, а не потратит его.
E. НЕ ВВЯЗЫВАЙТЕСЬ В ДОЛГИЕ ДЕЛА (любите простоту), БЫСТРО (--любите время--) ВЫПУТЫВАЙТЕСЬ ИЗ НЕПЕРЕСПЕКТИВНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ (--любите себя--) И ПРИ ЭТОМ ДЕРЖИТЕ СВОЕ СЛОВО (--любите людей--)
Следствие 1: Не разбрасывайтесь своим словом.
Следствие 2: Не занимайтесь сложными делами -- либо упростите, либо забудьте.
F. НЕ РАБОТАЙТЕ С ТЕМИ, КТО РАБОТАЕТ ХУЖЕ ВАС. Ничего не забирает так много времени, как нестыковки с безалаберными помощниками.
Следствие: Людям нужно платить высокие зарплаты, ведь специалисты вашего уровня стоят много
G. ДЕЛА НУЖНО
1. Забыть
(если забыть нельзя)
2. Сделать сразу и правильно
(если сделать нельзя или неинтересно)
3. Отдать делать другому
Следствия:
1. Забыть -- самый эффективный метод. Тут нужна привычка, но большинство дел абсолютно бесполезны.
2. Помните каждое "сделанное" дело тоже отбирает время (на поддержку, на консультации на выражение чувств благодарности). /примечание -- искренние положительные эмоции других людей меж тем сохраняют время/.
3. Отдав делать другому, выделите МНОГО ВРЕМЕНИ НА КОНТРОЛЬ, но при этом оставьте его (время) в запасе.
ПостСледствие: ОЧЕНЬ ВАЖНОЕ. ДЕЛАЙТЕ ДЕЛА ПРАВИЛЬНО (правильно -- это так, чтобы в результате в сумме вы получили выигрыш во времени, а не проигрыш), неправильно сделанное дело отбирает в 10-20 раз больше времени потом. ДЕЛАТЬ ДЕЛА НЕПРАВИЛЬНО - ЗАПРЕЩЕНО
ПостПостСледствие:
ПРАВИЛЬНО (со сбережением времени) сделанные дела укрепляют ВАШУ ВЕРУ ВО ВЛАСТЬ НАД ВРЕМЕНЕМ. Это очень полезно.
Совет: Оставьте немного времени на контроль правильности.
Особо вредные вещи: самолюбование, эгоистичность, предвзятость, обижаться на и обижать людей, роскошь, эйфория.
Внедрение (методики)
Примечания:
1. Не пытайтесь излишне форсировать события, сразу ничего не происходит (лучше забраться по ступенькам, чем карабкаться на голую стену).
2. Философию необходимо осознать в целом и внедрять медленно и равномерно (телега на двух колесах /убеждениях/ если и поедет, то криво)
3. Не бойтесь экспериментировать (нет другого истинного опыта, кроме собственного)
4. Там где вам нужно время, а не искусство - придерживайтесь непротиворечивой технологии (не спорьте сами с собой)
5. НЕ ОБОЛЬЩАЙТЕСЬ РЕЗУЛЬТАТАМИ

Принципы тайм-менеджмента
1. Делать то, что вам хочется (нужно) и не делать того, что не хочется (не нужно).
2. При планировании выделять 40% времени в запас. На случай непредвиденных изменений ситуации и для творчества.
3. Группировать мелкие дела в одно и разделять очень крупные на несколько. В результате, каждое дело должно занимать от 30 минут до 1,5 часа.
4. Желательно отдыхать через час работы хотя бы по 5 минут.
5. Минимум жесткого планирования: поменьше “жестких” задач, назначенных на точные время и дату, побольше “мягких” – не привязанных к конкретному времени.
6. Система ТМ – личное дело каждого. Вам придется открыть для себя свою систему.
7. Накапливайте файлы, информацию и мысли. Не спешите раскладывать их по категориям. Когда накопиться достаточно много, вы сможете сами прикинуть, по каким разделам их лучше будет разложить.
8. Используйте зоны внимания для организации рабочего места.
Зона центрального внимания – там нечто одно. То, над чем работает сознание.
Зона ближнего внимания. Зона работы предсознания – там 5-9 объектов, которые нужны для текущей работы и должны быть “под рукой”.
Зона дальнего внимания. Зона бессознательного – там находятся все остальные объекты, которые могут пригодиться в деле и должны быть не очень далеко.
9. Делайте только самые важные дела. Начинайте день с наиболее приоритетных дел. Можно также первым дело делать то, что кажется самым сложным или неприятным.
10. Имеет смысл делать только “срочные и важные” и “важные и не срочные” дела. От дел, которые “срочные и не важные” имеет смысл каким-то образом отказываться. Дела, которые “не срочные и не важные” – это вообще времяпрепровождение, штука необязательная.
11. Никогда не ставьте дела в своем распорядке, не учитывая факторов, которые могут чем-то помешать.
12. Всегда оставляйте в запасе некоторое время для решения возможных проблем, даже если ничего не случится.
13. Отводите на процесс не желаемое время, а время, за которое вы, действуя очень медленно, справитесь с предстоящим делом.
14. Однако стоит иметь в виду, что любой процесс становится более эффективным, если делать его с удовольствием. Рутина не только вызывает раздражение, желание все сделать быстрее, но не качественнее. Она вызывает апатию и нежелание делать что-то вообще.
В идеале должны остаться только “важные и не срочные” дела. От всех срочных дел желательно как-то избавляться: или просто отказываться или делегировать кому-то другому.
Используйте эти принципы, и вы сможете делать больше и быстрее достигать своих целей.

Как я экономлю время
1. Я стараюсь получить удовлетворение от каждой минуты жизни, имеющейся в моем распоряжении.
2. Я стараюсь получить удовлетворение от всего, что я делаю.
3. Я - неисправимый оптимист.
4. Я стараюсь идти от победы к победе.
5. Я не трачу время на переживания по поводу своих неудач.
6. Я не трачу время, испытывая чувство вины в связи с тем, что я не сделал.
7. Я постоянно напоминаю себе: «Всегда можно найти достаточно времени для того, чтобы сделать важные вещи». Если это - важные вещи, я всегда найду время для того, чтобы их сделать.
8. Я каждый день стараюсь найти новый способ для того, чтобы воспользоваться им для выигрыша во времени.
9. Я встаю в 5 утра в будние дни (и рано ложусь спать).
10. Я съедаю облегченный обед, чтобы не чувствовать сонливость во второй половине дня.
11. Я не читаю газет или журналов (за редким исключением). Я лишь проглядываю газетные заголовки, когда прохожу мимо продавцов газет, для того чтобы знать о происходящем в мире.
12. Я бегло проглядываю книги в поисках интересных мыслей,
13. У меня нет телевизора. (Когда произошла высадка человека на Луну, мы с женой поехали в мотель, чтобы там посмотреть трансляцию этого события. Кроме того, мы брали на прокат телевизор во время съездов политических партий и кампаний по выборам президента страны).
14. Моя работа расположена близко от дома, и я хожу на работу пешком. Лишь когда я ленюсь или спешу, я еду туда на машине.
15. Я анализирую свои привычки для того, чтобы избавиться от устаревших, или для их улучшения.
16. Я раз и навсегда покончил с «ожиданиями». Если мне приходится ждать, то я рассматриваю такую ситуацию, как «подаренное время» для того, чтобы расслабиться, попланировать или сделать что-нибудь такое, что я бы иначе не сделал.
17. Я ставлю свои часы на три минуты вперед для того, чтобы начать день раньше.
18. В моем кармане я ношу пустые карточки, размером с визитные, или библиотечные формуляры, чтобы записывать на них наблюдения или мысли, возникающие в голове.
19. Раз в месяц я пересматриваю свои жизненные цели.
20. Каждый день я просматриваю список моих жизненных целей и определяю, с помощью каких действий я смогу добиться их осуществления.
21. Я напоминаю себе о своих жизненных целях с помощью надписей, которые я сделал на отдельных листках бумаги, помещенных на стенах моего кабинета и на письменном столе.
22. Даже когда я выполняю ничтожные задания, я не забываю про свои долгосрочные цели.
23. Первое, что я делаю утром - это планирую свою деятельность на целый день и распределяю дела по степени их значимости.
24. Я составляю список конкретных дел, которые следует сделать в течение дня, и распределяю их в порядке значимости, а затем стараюсь сделать самые важные дела как можно раньше.
25. Я заранее составляю расписание своей деятельности на три месяца вперед таким образом, чтобы обеспечить равномерное распределение нагрузки и разнообразие в занятиях на каждый месяц, а также зарезервировать «дополнительное время» для осуществления «горящих» проектов.
26. Я предоставляю себе возможность отдохнуть и награждаю себя, когда завершаю важные дела.
27. Я делаю значительные дела в первую очередь.
28. Я стараюсь добиться успеха не столько напряженным, сколько умелым трудом.
29. Я стараюсь выполнять только дела «А» и никогда не делать дела «Б» и «В».
30. Я верю в свою способность верно распределять дела по степени их значимости и стараюсь придерживаться этого порядка, чего бы мне это ни стоило.
31. Я задаю себе вопрос: «Произойдет ли что-нибудь ужасное, если я не выполню этого дела?» Если ответ отрицательный, то я его не делаю.
32. Если мне кажется, что я начинаю медлить, я задаю себе вопрос: «Чего я стараюсь избежать?» и, получив ответ, стараюсь встретить эту проблему лицом к лицу.
33. Я всегда использую правило 80/20.
34. Я начинаю работу с наиболее плодотворной части проекта и часто после этого мне не нужно делать остальное.
35. Я стараюсь отбросить непроизводительную деятельность как можно быстрее.
36. Я предоставляю себе достаточно времени для того, чтобы сосредоточиться на выполнении дел высокой значимости.
37. Я развил у себя способность сосредотачивать свое внимание и свои усилия на одном предмете на протяжении значительных отрезков времени (иногда с помощью кофе).
38. Я сосредотачиваюсь последовательно только на одном предмете.
39. Я концентрирую свои усилия на предметах, которые принесут мне наиболее значительные долгосрочные блага.
40. Я стараюсь проявить особую энергию и упорство, когда я чувствую, что могу победить.
41. Я приучил себя выполнять свой список «Что надо сделать», не пропуская трудных дел.
42. Я стараюсь осуществлять значительную часть своего мыслительного процесса на бумаге.
43. Я стараюсь делать творческую работу в одиночестве по утрам и использую вторую половину дня для встреч и совещаний.
44. Я определяю точные сроки для завершения дел для себя и других.
45. Я стараюсь активно вслушиваться в ход каждой дискуссии.
46. Я стараюсь не растрачивать попусту время других людей
47. Я стараюсь поручить исполнение дел другим людям, если эти дела находятся в сфере их компетенции и они лучше могут с ними справиться.
48. Я обращаюсь за помощью к специалистам, чтобы они мне помогли в решении проблем, требующих особых знаний и специальной квалификации.
49. Я нанял человека, который разбирает мою почту и ведет контроль за моими телефонными звонками, а также следит за различными текущими делами.
50. Я стараюсь как можно меньше плодить бумаг и выбрасываю как можно больше ненужных бумаг.
51. Я стараюсь брать одну и ту же бумагу только один раз.
52. Я стараюсь сразу же написать ответ на большинство писем.
53. Я стараюсь, чтобы верхняя часть моего стола была освобождена для работы и помещаю большинство важных бумаг в центр стола.
54. Все мои вещи имеют свои определенные места (поэтому я трачу минимум времени на их поиск).
55. Я выделяю три часа в месяц специально для того, чтобы разобрать различные пустяковые дела.
56. По выходным дням я стараюсь не думать о работе.
57. Я довольно часто расслабляюсь и «ничего не делаю».
58. Я исхожу из того, что некоторая часть моего времени неизбежно будет затрачена на дела, находящиеся вне моего контроля, но я не переживаю из-за этого.
59. Во время работы я стараюсь свести болтовню к минимуму.
60. Я постоянно придумываю шаги, которые можно принять сейчас для реализации моих целей.
61. Я постоянно задаю себе вопрос: «Как сейчас можно потратить время с наибольшей пользой?»

все толковое, что нашла.

Orange писал(а):все толковое, что нашла.

Не мало ты нашла а сама пользуешься хоть какими-то принцыпами тайм менеджмента?

Elenka ))), у меня как-то само собой получается успевать...
свято следую принципу "не делай дела ,которые делать не надо"
единственное - если и вправду ЛЕНЬ, даю себе поблажку с условием, что ничего не "горит" и что на след. день все наверстаю.

Распледиление приоритета, а именно деление дел на А, Б и В, как ты написала - действительно очень важно и полезно. Многие люди, к сожалению, включая и меня, не научились или еще не научились выполнять в первую очередь важные дела, не распыливаясь на второстепенные.
По этому поводу интереская задачка:
Банк Вам выдал в день 1440 едениц (пусть это будут доллары США) на 24 часа. У вас есть право их потратить так, как вы хотите, а именно: можете полажить их в 3-х литровую банку на збережение, положить в насок под матрац, сходить в кафе, подарить друзьям и родственникам, или же выгодно инвестировать как в одно так и в много дел! Все доллары измываются ровно через 24 часа - в 00.00. Какой Ваш результат?
Обьяснение: каждый день нам дарит 24 часа, в котором есть 1440 минут. Ведь не одна я слышала с детства, что время - дороже денег. Ну вот, эта задача на то, как правильно потратить время. Ведь можно его просто никуда не потратить, и от этого получить 0 результата, а можно потратить на важные дела, которые принесут обязательно прибыль...

Orange писал(а): свято следую принципу "не делай дела ,которые делать не надо"

Молодчинка, а я вот еще особого принцыпа времени себе не нашла... После вчерашней лекции очень задумалась, так как такой принцып очень может помочь избавить меня от многих проблем.
В школе, помню, когда я была загружена по полной всякими там дополнительными, тренировками, курсами и т.д. все успевала и вовремя. А сей час, как в основном график составляю себе сама после обеда - толком редко успеваю вовремя. Меня это ТАААК стало раздражать. Вот хочу теперь перевоспитать себя.
Для начала и вправду попробую вставать раньше на полчаса, что б довести за 21 день до автоматизма. Уже многие проблемы решит

Говорят еще, что полезно заводить дневники, даже если у тебя блестящая память. Под каждое дело важно еще писать дедлайны (конечный срок). Я тоже веду дневника по необходимости, что б не забыть успеть то, пойти туда, перезвонить тому.. очень удобно. Но у всех своя методика вести дневники.
Вы пользуетесь такими? И как это делаете?

Я веду что-то вроде дневника на работе.
Это тетрадка, в которую я записываю все дела, которые надо сделать, и которые непривязаны ко времени (встречи вношу в аутлук), всякие комментарии,. мысли, списки, записи....в общем, это просто удобный инструмент. Структуры в нем очень мало, но меня такое устраивает.
Идея была позаимствована у моей начальницы, но я ее, естественно, подогнала под себя.
В списке дел зеленым маркером выделяю сделанное, малиновым очень важное, оранжевым несделанное, которое переносится на следующий день.
Также стараюсь следовать принципу "видеть одну бумагу один раз". Это касается, конечно, не только бумаги, но и писем, сообщений, и многого другого. Вот этот принцип действительно облегчает жизнь, т.к. времени экономится реально много, и беспорядка тоже становится меньше.

loveliest писал(а): Также стараюсь следовать принципу "видеть одну бумагу один раз". Это касается, конечно, не только бумаги, но и писем, сообщений, и многого другого. Вот этот принцип действительно облегчает жизнь, т.к. времени экономится реально много, и беспорядка тоже становится меньше.

Нужно тоже такое попробовать, честно, до сих пор все письма и записочки и т.д. храню, и выбрашиваю только во время плохого настроения

Суть метода немного в другом.
Просто как только тебе в руки попадает бумага, письмо, и т.п., следует как можно скорее предпринять какое-то действие по отношению к этому. Ответить, что-то записать, куда-то сложить, но не откладывать на потом эти действия. А потом можно все это смело хранить
Кстати, организованность вещей тоже очень помогает, т.к. когда знаешь, где что лежит, меньше времени тратишь на поиски.